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发票报销应注意的一些事项

财务中心 赵利英

  原始发票是记录经济业务事实发生的最初凭证,是明确经济责任的书面证明,是会计记帐的根本依据。
  财务人员对费用报销票据具有监督和审核权利,这是会计确保信息质量、实行源头控制的重要环节,特别是“营改增”以后,税务机关对增值税专用发票的要求更加严格了。为方便员工快捷报销,减少退票麻烦,有关经办人应认真了解和做好以下几方面的工作,以确保票据的合法性、真实性、合规性和完整性。
  首先,取得发票后,通过拨打12366或者登陆河北国家税务局发票查询网站(http://dzfp.he-n-tax.gov.cn/dzfpFpywQuery.do)查验,以进一步确定发票的真伪。
  其次,要检查发票票面中项目填写是否齐全完整;购销双方单位名称填写是否详细(不得简写);全部联次是否一次填开,上、下联的内容和金额是否一致(注意字迹清楚,不得涂改);发票联和抵扣联是否加盖发票专用章;税务机关代开专用发票,除加盖纳税人财务专用章外,是否同时加盖税务机关代开增值税专用发票章(注意加盖专用章时,是否在专用发票底端的中间位置,使用红色印泥)。凡未加盖上述用章的,购货方一律不得作为抵扣凭证。
  第三,开具发票必须保证其经济内容的真实性,做到票、物、金额三者相符。
  第四,报销发票所附清单的审核,在一般情况下,报销发票的品名不能填写食品、办公用品、图书、花木等字样,采购什么商品就开什么商品。如果一次购买品种较多,须附清单明细,并加盖销售单位发票专用章。对于会议费报销票据必须分项注明住宿费、餐费、场地使用费等内容,并附上宾馆所开具的原始单据。汽车维修费报销须注明修车单位、车牌号、维修零配件、维修工时等内容,如果零配件更换较多,也要附上明细清单。不得手工填写,否则即属于未按规定开具的发票,购货方不得作为扣税凭证。
  第五,几个具体问题:
  1、填写费用报销审批单一律使用碳素笔或钢笔,禁止使用圆珠笔与铅笔;
  2、实报金额与票面金额不一致时,应由领导签字;
  3、报销票据若是采购食品,须注明招待或慰问病号等事由;
  4、费用报销审批单中,报销人、部门负责人、主管领导、审批领导以及附件张数等项目要填写齐全。

   
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